Política de Privacidade

1. Quem somos

O OFFFICE é uma plataforma da CLAVIS SERVIÇOS DE INFORMAÇÃO NA INTERNET LTDA (nome fantasia CLAVIS TECNOLOGIA), inscrita no CNPJ sob o nº 68.261.275/0001-12, com sede no Condomínio Residencial Santa Bárbara, nº 41, casa fundos, Barra Grande, Vera Cruz/BA, CEP 44.470-000, doravante "CLAVIS".

Esta Política explica como a CLAVIS trata dados pessoais no OFFFICE, nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018, LGPD).

2. Dois papéis diferentes, e a diferença importa

Sobre os SEUS dados de cadastro e do pedido de acesso (nome, e-mail, telefone, inscrição na OAB, CNPJ, senha, foto e nome do escritório), a CLAVIS é a CONTROLADORA: somos nós que decidimos tratá-los para avaliar o seu pedido e lhe dar acesso à plataforma.

Sobre os dados que o escritório coloca na plataforma no exercício da advocacia (partes, testemunhas, valores e documentos dos autos, e os dados financeiros do escritório, inclusive os de clientes), quem decide o tratamento é o seu escritório. Nesses dados o escritório é o controlador e a CLAVIS atua como OPERADORA, tratando-os apenas conforme as instruções dadas pelo uso da plataforma (LGPD, art. 5º, VI e VII).

Essa separação é o que define de quem o titular deve cobrar cada direito.

3. Que dados tratamos

Pedido de acesso: nome, e-mail, telefone, número e seccional da OAB, nome do escritório e, quando informado, CNPJ, com os dados públicos da Receita Federal correspondentes a esse CNPJ (razão social e atividade econômica).

Dados de cadastro: nome, e-mail, senha (guardada apenas como hash, nunca em texto), nome do escritório, papel na equipe e, se você quiser, foto de perfil.

Conteúdo de trabalho: casos, documentos enviados por você, textos de peças e contratos, comentários da equipe, análises, as publicações oficiais coletadas do Diário de Justiça Eletrônico Nacional e os lançamentos e extratos bancários que o escritório importar no módulo Financeiro.

Registros de uso: data e hora de eventos relevantes de acesso e de administração, como quem baixou um documento, quem mudou o papel de um membro e quem alterou a equipe de um caso.

4. Para que tratamos, e com que base legal

Para avaliar o pedido de acesso, inclusive conferir a inscrição na OAB e o CNPJ informado: procedimentos preliminares relacionados a contrato, a pedido do titular (LGPD, art. 7º, V).

Para lhe dar acesso à plataforma e prestar o serviço contratado: execução de contrato (LGPD, art. 7º, V).

Para manter registros de acesso e de administração, indispensáveis à segurança, à apuração de incidentes e à prestação de contas: cumprimento de obrigação legal e exercício regular de direitos (LGPD, art. 7º, II e VI; art. 37; e Marco Civil da Internet, art. 15).

Para o tratamento dos dados que o escritório coloca na plataforma, a base legal é definida pelo escritório controlador, no exercício da atividade advocatícia.

5. Com quem compartilhamos

Só com fornecedores necessários para operar a plataforma, e apenas na medida necessária. São eles:

Supabase: banco de dados, armazenamento de arquivos e autenticação, com servidores em São Paulo.

Vercel: hospedagem da aplicação, com processamento em São Paulo.

Anthropic: modelos de inteligência artificial que produzem os documentos e extraem informações dos documentos que você seleciona como contexto, com processamento nos Estados Unidos (ver item 6).

Hostinger: servidor localizado em São Paulo que faz as pesquisas de jurisprudência nos sites dos tribunais, a partir dos termos de busca que você digita.

Resend: envio de e-mails da plataforma (convites de equipe, recuperação de senha e avisos).

Google Workspace: caixas de e-mail pelas quais atendemos você.

BrasilAPI: consulta pública ao CNPJ informado no pedido de acesso.

Não vendemos dados pessoais e não os compartilhamos para publicidade.

6. Inteligência artificial: o que sai da sua máquina

O conteúdo dos seus casos não é utilizado para treinar modelo algum, nem é retido pelo fornecedor de inteligência artificial após produzir a resposta. Isso é obrigação contratual dele, não promessa nossa.

Quando você seleciona documentos de um caso como contexto de um módulo, o TEXTO desses documentos é enviado ao fornecedor para que a resposta seja produzida. É assim que o sistema consegue redigir a partir dos autos.

Esse envio acontece somente quando você seleciona os documentos e envia uma mensagem. Nenhum documento é enviado a modelos de inteligência artificial por conta própria.

O processamento por esse fornecedor ocorre fora do Brasil, o que caracteriza transferência internacional de dados (LGPD, capítulo V). Ela é feita sob as garantias contratuais aplicáveis, entre elas as de não treinamento e de não retenção descritas acima.

7. Publicações oficiais

A plataforma consulta o Diário de Justiça Eletrônico Nacional por meio da API pública do Conselho Nacional de Justiça, usando os dados de identificação profissional que você cadastrar (número da OAB e grafias do nome).

As publicações são atos públicos. Elas são armazenadas no seu escritório para que a equipe possa triá-las.

8. Cookies

Usamos apenas cookies e armazenamento local essenciais ao funcionamento: o que mantém a sua sessão aberta, o que conduz a recuperação de senha e os que guardam preferências de exibição, como o tema claro ou escuro.

Não usamos cookies de publicidade nem ferramentas de rastreamento de terceiros.

9. Por quanto tempo guardamos

Dados do pedido de acesso: pelo tempo necessário para a análise e o registro da decisão, podendo ser eliminados a pedido do titular quando o pedido não resultar em conta.

Dados de cadastro e conteúdo de trabalho: enquanto a conta existir, e pelo prazo necessário depois do encerramento para cumprir obrigações legais e permitir a defesa de direitos.

Registros de acesso à aplicação: no mínimo 6 (seis) meses, conforme o art. 15 do Marco Civil da Internet.

Registros de administração (mudança de papel, mudança de equipe de caso, encerramento de acesso, exclusão de documento): 5 (cinco) anos, prazo alinhado à prescrição comum e ao interesse legítimo de apurar responsabilidade sobre atos praticados dentro do escritório.

10. Segurança

O acesso aos dados é isolado por escritório no próprio banco de dados, e dentro do escritório o acesso ao conteúdo de um caso depende de participação na equipe daquele caso.

As comunicações são cifradas em trânsito. Senhas são guardadas apenas como hash. Nenhum controle é perfeito: se ocorrer incidente de segurança com risco relevante, comunicaremos você e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), nos termos do art. 48 da LGPD.

11. Seus direitos

Você pode pedir confirmação de tratamento, acesso, correção, anonimização, portabilidade, eliminação, informação sobre compartilhamentos e revogação de consentimento, entre outros direitos do art. 18 da LGPD.

Sobre os seus dados de cadastro e do pedido de acesso, escreva para privacidade@offfice.com.br. Sobre dados que o escritório colocou na plataforma, o pedido deve ser dirigido ao escritório, que é o controlador; nós o apoiaremos no que for necessário.

12. Canal de comunicação

Canal de comunicação com os titulares de dados e com a ANPD: privacidade@offfice.com.br.

Esta Política pode ser revista. A versão vigente e a data da revisão ficam sempre publicadas nesta página.